Контроль дебиторки в дистрибуции: как не допустить просрочки

Дебиторская задолженность — это деньги, которые магазин должен дистрибьютору за уже отгруженный товар. Контроль дебиторки в дистрибуции обычно ложится не только на бухгалтерию, но и на самого торгового представителя: именно он лучше всех знает ситуацию в своих точках и может повлиять на своевременную оплату раньше, чем просрочка станет проблемой.

Мы собрали четыре практических совета по контролю дебиторки, основанных на опыте регионального представителя Дмитрия Победенко, администратора портала Торговый.ру, который на своей территории годами удерживал просрочку на уровне около 1% от объема отгрузок.

1. Контролируйте отгрузки самостоятельно

Полагаться на то, что экспедитор или водитель сам разберется с неоплатой, рискованно: точка или лицо, принимающее решение, может убедить водителя, что оплата уже согласована другим способом, а разбираться с этим постфактум приходится торговому представителю. Правило простое: водитель должен связываться с торговым представителем при каждом случае неоплаты прямо из точки, чтобы можно было сразу выяснить причину и договориться о конкретной дате оплаты, пока разговор еще идет.

Если заранее известно, кто развозит товар в конкретный день, стоит созвониться с экспедитором и заранее обозначить точки с возможными проблемами по оплате: например, предупредить, что с одним магазином уже есть договоренность о переносе оплаты, а по остальным ожидается оплата по факту. Тогда водитель будет знать, о каких точках сообщать, а какие можно не беспокоить лишний раз.

2. Аккуратно работайте с отсрочками платежа

У любой точки может возникнуть временная нехватка средств, и полностью исключить отсрочки не получится. Важно оценивать каждую ситуацию индивидуально: как долго компания работает с этой точкой, случались ли подобные задержки раньше и как они разрешались, и в каком состоянии точка сейчас, например пустеющие полки могут говорить о более серьезных проблемах, чем разовая заминка.

При этом не стоит быть излишне категоричным: у любой точки бывают сложные периоды, и задача в том, чтобы найти решение с минимальными потерями для обеих сторон, обычно это конкретная дата оплаты в ближайшие один-два дня и личный визит за деньгами, если это необходимо.

3. Планируйте оплату под банковские дни клиента

Контрагенты, которые платят безналом, не всегда укладываются в срок, и здесь важно заранее выяснить, в какие банковские дни клиент обычно проводит платежи, чтобы планировать оплату именно на эти даты.

Полезный прием для сглаживания просрочки: если критерий просрочки в компании считается, например, от 17 дней с момента отгрузки, можно в начале расчетного периода не торопить точку по недавним поставкам, а сосредоточиться на закрытии более старых, которые вот-вот выйдут за допустимый срок.

Такой подход одновременно не создает лишнего давления на точку и позволяет стабильно укладываться в норматив по дебиторке из месяца в месяц.

4. Договаривайтесь со злостными неплательщиками жестко, но законно

Если точка систематически задерживает оплату и стандартные меры не работают, стоит договориться на конкретную дату и время, желательно сразу после планового маршрута, и лично дождаться, пока необходимая сумма будет собрана в кассе точки.

Если оплату деньгами получить не удается, а точка готова договариваться, разумной альтернативой может быть оплата ликвидным товаром, который можно быстро реализовать: тогда дистрибьютор хотя бы частично закрывает задолженность вместо того, чтобы остаться совсем без компенсации.

К откровенно спорным методам давления на точку прибегать не стоит: испорченные отношения с точкой обычно обходятся дороже, чем разовая просрочка.

Как автоматизировать контроль дебиторки

Ручной контроль дебиторки хорошо работает на уровне отдельного торгового представителя, но на масштабе всей дистрибьюторской сети разрозненные записи каждого агента такой картины не дают, нужен единый источник данных по задолженности.

В «ST Чикаго» для этого есть отчет по задолженности покупателей: он показывает актуальную картину по каждой точке и позволяет супервайзеру видеть, где просрочка накапливается, не дожидаясь конца отчетного периода.

Частые вопросы

Что считается просроченной дебиторкой в дистрибуции?

Конкретный срок определяет каждая компания самостоятельно, но чаще всего просрочкой считается неоплата в течение определенного числа дней с даты отгрузки, например от 14 до 20 дней в зависимости от условий работы с точкой.

Кто должен контролировать дебиторку: бухгалтерия или торговый представитель?

Обе стороны: бухгалтерия ведет формальный учет и начисление, а торговый представитель находится ближе к точке и может повлиять на своевременную оплату на раннем этапе, до того как задолженность станет проблемной.

Можно ли полностью исключить просрочки по дебиторке?

Полностью исключить не получится, поскольку у точек периодически возникают объективные сложности с деньгами, но системный контроль на уровне и торгового представителя, и компании в целом позволяет удерживать долю просрочки на минимальном уровне.